Huishoudelijk reglement & statuten

HUISHOUDELIJK REGLEMENT RETO - november 2023

HOOFDSTUK I: VERENIGINGSSTRUCTUUR EN DE BEVOEGDHEDEN

Art 1. De vereniging Is opgebouwd uit het Bestuur en Commissies. Het bestuur heeft een gekozen voorzitter en minimaal een penningmeester en een secretaris. Daarnaast kunnen nog enkele andere bestuursleden aangewezen worden. Ter ondersteuning van de Secretaris en de Penningmeester is een Ledenadministratie ingericht en belegd. Daar wordt de leden geadministreerd en vastgesteld welke bijdrages aan landelijke organisaties moeten worden afgestaan.

De Commissies kunnen uit één of meerdere sub-commissies of Werkgroepen bestaan en vallen onder aansturing van een van de bestuursleden

Bestuur is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een maximum bedrag van € 10.000,--. Daarboven is toestemming van de Ledenvergadering vereist. Commissies worden door het Bestuur gemachtigd tot het aangaan van verplichtingen conform de daarvoor door het Bestuur goedgekeurde begroting.

HOOFDSTUK II: VERENIGINGSMANAGEMENT

Art 2: Het Verenigingsmanagement heeft de verantwoordelijkheid voor het sportspecifieke management en is daarbij gericht op de uitvoering van de bij de sport behorend (neven-) activiteiten.

Art 3: Het Verenigingsmanagement is de verzameling van de Vice-voorzitter met de Voorzitters van alle Commissies. Commissievoorzitters mogen zich ad hoc laten assisteren door leden van de betreffende Commissie en/of vertegenwoordigers van de onder die Commissie vallende Werkgroepen.

Art 4: Het Verenigingsmanagement zal periodiek, maar minstens twee maal per jaar gezamenlijk alle activiteiten met elkaar doorspreken en op elkaar afstemmen. Dit tot doel omwaar mogelijk de kennis, en ervaring uit te wisselen, de efficiency te verhogen en afstemming te waarborgen waar dat gewenst is.

HOOFDSTUK III: COMMISSIES EN SUBCOMMISSIES (Werkgroepen)

Art.5: Vaste Commissies binnen de vereniging zijn:

Stichting Beheer Clubhuis

Toerfietsen: Toertochten & evenementencommissie, Fiets-veiligheidcommissie

Licentierijders: seniorencommissie & jeugdcommissie

Kantine

Sponsoring

Communicatie & PR

Vrijwilligers

Het Bestuur kan echter nog naar eigen inzicht aanvullende Commissies instellen en opheffen. Het Bestuur zal hier verslag van doen op de ledenvergadering. Indien de ledenvergadering dit vraagt kan over een besluit tot instelling c.q. opheffing worden gestemd.

Art.6: De leden van een vaste Commissies worden door het Bestuur benoemd voor een termijn van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

Commissies zijn vrij in het benoemen en opheffen van subcommissies die het doel van de vereniging ondersteunen. Leden van Commissies en subcommissies dienen lid te zijn van de vereniging. Het Bestuur kan echter werkende leden aanwijzen. Dat zijn leden die zonder contributie verplichtingen lid worden voor de duur waarin zij een commissiefunctie vervullen. Werkende leden hebben in de ALV stemrecht.

Art.7:. De Commissie is belast met het(doen) organiseren van en het toezicht op het sportaanbod van de vereniging en direct daaraan gerelateerde zaken. Zij kan desgevraagd of uit eigener beweging adviezen aan het Bestuur uitbrengen. Zij kan een Werkgroepen instellen en daaraan bepaalde, duidelijk omschreven taken delegeren.

Art.8: Bij een commissie van minder dan 3 leden overlegt de commissie met bestuur over de te maken beslissingen. Bij een commissie van 3 of meer leden kan de commissie zelfstandig beslissingen nemen, voor zover deze niet afwijken van de algemene clubbegroting. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

Toerfietsen: Toertochten & evenementencommissie, Fiets-veiligheidcommissie.

Art.9: De (sub)Commissies zijn belast met het(doen) organiseren van en het toezicht op het sportaanbod van de vereniging en direct daaraan gerelateerde zaken. Zij kan desgevraagd of uit eigener beweging adviezen aan het Bestuur uitbrengen. Zij kan Werkgroepen instellen en daaraan bepaalde, duidelijk omschreven taken delegeren.

De commissie draagt zorg voor het (doen) organiseren van niet reguliere, meestal jaarlijks terugkerende dan wel unieke evenementen. De verantwoordelijkheid ligt daarbij vooral op het realiseren van een breed aanbod, een goede planning en samenwerking en het bewaken van door de vereniging gewenste kwaliteit. Zij kan Werkgroepen instellen specifiek voor bepaalde evenementen.

Art.10: Bij een commissie van minder dan 3 leden overlegt de commissie met bestuur over de te maken beslissingen. Bij een commissie van 3 of meer leden kan de commissie zelfstandig beslissingen nemen, voor zover deze niet afwijken van de algemene clubbegroting. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

Kantinecommissie.

Art.11: De Kantinecommissie draagt zorg voor een verantwoord gebruik en beheer van het clubhuis en de exploitatie van de bar. Zij kan desgevraagd of uit eigener beweging adviezen aan het Bestuur uitbrengen.

Art.12: De Commissie, bestaande uit tenminste 3 en maximaal 15 leden, stelt zelve het dagelijks Bestuur vast, bestaande uit een Voorzitter, een Secretaris en een Penningmeester. Zij verstrekt desgevraagd of uit eigener beweging adviezen aan het Bestuur.

Art.13: Zij kan binnen het raam van de jaarlijks op te stellen begroting zelfstandig beslissingen nemen voor zover deze geen afwijking van bedoelde begroting vormen. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

Sponsorcommissie

Art.14: De Sponsorcommissie is belast met het selecteren, werven en beheren van begunstigers en het onderhouden van een goede relatie met deze personen en/of organisaties. Ter ondersteuning daarvan beheert de Sponsorcommissie een transparant aanbod van dienstverlening en prijsbeleid daarop. Voor de leden hanteert de Sponsorcommissie een set van spelregels voor de communicatie met potentiële begunstigers. Voor doelsponsoring is binnendoor de Sponsorcommissie een afspraak met de algemene Penningmeester gemaakt.

Art.15: Bij een commissie van minder dan 3 leden overlegt de commissie met bestuur over de te maken beslissingen. Bij een commissie van 3 of meer leden kan de commissie zelfstandig beslissingen nemen, voor zover deze niet afwijken van de algemene clubbegroting. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

Communicatie & PR-commissie.

Art.16:De PR Commissie ondersteunt het Bestuur met de in- en externe communicatie.Daarvoor beheert zij onder andere het clubblad en de website(-structuren). Zij kan ongevraagd het Bestuur adviseren.

Art.17: Bij een commissie van minder dan 3 leden overlegt de commissie met bestuur over de te maken beslissingen. Bij een commissie van 3 of meer leden kan de commissie zelfstandig beslissingen nemen, voor zover deze niet afwijken van de algemene clubbegroting. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

Vrijwilligerscommissie.

Art.18: De Vrijwilligerscommissie is een directe ondersteuning voor het Bestuur en wordt daarom direct aangestuurd vanuit het Bestuur. Zij maakt echter geen deel uit van het Bestuur, wel van het Verenigingsmanagement. De Vrijwilligerscommissie werft, veelal op verzoek van het Bestuur of Commissies, vrijwilligers voor het vervullen van taken. De Commissie ziet toe op een goede sfeer onder de vrijwilligers en maakt namens het Bestuur de dank voor hun inzet expliciet.

Art.19: Bij een commissie van minder dan 3 leden overlegt de commissie met bestuur over de te maken beslissingen. Bij een commissie van 3 of meer leden kan de commissie zelfstandig beslissingen nemen, voor zover deze niet afwijken van de algemene clubbegroting. Inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd conform de aanwijzingen van de Penningmeester van het Algemeen Bestuur.

HOOFDSTUK V: REGLEMENTEN VASTE COMMISSIES

Art.20: Vaste Commissies en indien noodzakelijk ook de subcommissies dienen reglementen en werkafspraken op te stellen, welke de goedkeuring behoeven van het Algemeen Bestuur.

Aanvulling, wijziging en intrekking van die reglementen kan alleen plaatsvinden na goedkeuring van het Algemeen Bestuur. Commissieleden en subcommissieleden kunnen onkosten declareren na overleg met het Algemeen Bestuur.

HOOFDSTUK IV: SPONSORING

Art.21: Een bron van inkomsten voor de vereniging kan zijn sponsoring door bedrijven, instellingen of natuurlijke personen.

Art.22: Rekening dient gehouden te worden met regelgeving hieromtrent door overkoepelende organen of verenigingen waarbij RETO is aangesloten.

Art.23: Individuele sponsoring van RETO-leden wordt niet toegestaan.In overleg met of op advies van de betrokken vaste Commissie kan het Bestuur in uitzonderlijke gevallen dispensatie verlenen.

Art.24: Sponsorovereenkomsten afgesloten door andere organen dan het Bestuur vereisen de goedkeuring van het Bestuur. Overeenkomsten welke het bedrag van € 500,- te boven gaan kunnen uitsluitend schriftelijk worden aangegaan. Doelsponsoring of materiaalsponsoring is toegestaan maar een vastgesteld percentage van het sponsorbedrag moet naar de algemene middelen vloeien. Het Bestuur kan vrijwaring hiervan geven.

HOOFDSTUKV: ERELEDEN, LEDEN VAN VERDIENSTE EN JUBILARISSEN

Art.25: Ereleden zijn leden die op bijzondere wijze hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van de vereniging. Leden kunnen worden voorgedragen door Bestuur en door de ALV. De ALV besluit. Ereleden zijn voor de rest van hun leven lid van de vereniging. Zij zullen in de annalen van de vereniging worden opgenomen en zijn vrij van contributie verplichtingen.

Art.26: Leden van Verdienste zijn leden die zich meer dan gemiddeld hebben ingezet of nog steeds inzetten voor de vereniging. Leden kunnen worden voorgedragen door het Bestuur en door de ALV. De ALV besluit. Leden van Verdienste ontvangen bij benoeming een passende attentie.

Art.27: Jubilarissen zijn zij die 25 of 40 jaar onafgebroken lid van de vereniging zijn. Zij zullen hiervoor een aandenken ontvangen.

HOOFDSTUK VI: LEDENVERGADERING

Art.28: Naast de Jaarvergadering kent RETO nog minimaal 1 Algemene Ledenvergadering. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden en verplichtingen als voor de Jaarvergadering.

HOOFDSTUK VII: BESTUURSMUTATIES

Art.29: Bestuursmutaties zullen door de Secretaris binnen 2 weken doorgegeven worden aan Het Sportbedrijf, de NTFU, de KNWU, de Arnhemse Sport Federatie, de Kamer van Koophandel, en indien noodzakelijk aan verzekeringen en banken.

HOOFDSTUK VIII: KANTINE

Art.30: In en in de directe nabijheid van de kantine gelden de algemeen gelden de regels en wetten voor Sportkantines en alcoholgebruik. Het gebruik van alcohol door jongeren onder de 18 jaar wordt niet getolereerd, daarboven sterk ontmoedigd. Voor het rookbeleid worden de landelijke normen gevolgd.

Art.31: RETO is verplicht tot het instellen van een Bestuursreglement Alcoholverstrekking voor haar Sportkantine. RETO zal aan alle wettelijke verplichtingen in deze voldoen. Het Bestuursreglement Alcoholverstrekking maakt integraal onderdeel uit van dit Huishoudelijk reglement en is als bijlage aan dit reglement toegevoegd. Het Bestuursreglement Alcoholverstrekking is in de directe nabijheid van de bar zichtbaar aanwezig.

Art.32: De openingstijden worden in overleg tussen het Bestuur en de Kantinecommissie vastgesteld.

HOOFDSTUK IX: CLUBKLEUREN EN CLUBKLEDING

Art.33: De clubkleuren zijn blauw en wit. Het logo van de club bestaat uitsluitend uit deze kleuren. Het gebruik van het logo is alleen toegestaan na goedkeuring van het Bestuur.

Art.34:De clubkleding wordt bij ontwerp door het Bestuur vastgesteld. Clubkleding welke niet op basis van een goedgekeurd ontwerp tot stand is gekomen wordt niet als clubkleding erkend. In de clubkleding mogen andere kleuren verwerkt worden zolang de clubkleuren de bovenhand voeren. Reclame-uitingen van sponsoren op de clubkleding zijn toegestaan, echter dit vormt dan een subset. Clubkleding moet met respect gebruikt en behandeld worden.

Art.35: Bij club activiteiten op de fiets en bij wedstrijden waarbij een renner uitkomt voor RETO is het dragen van clubkleding voor zover die vanuit het basispakket beschikbaar is, verplicht. Hoewel geen onderdeel van de clubkleding, is het dragen van een valhelm hierbij ook verplicht. Het Bestuur kan, bijvoorbeeld in het kader van sponsorovereenkomsten op de plicht van het dragen van clubkleding dispensatie verlenen. Dit moet vooraf geschieden.

HOOFDSTUK X: GEDRAG EN VERENIGINGSETHIEK

Art.36: alle leden hebben de plicht om zich ordelijk te gedragen. Dit ter beoordeling van het Bestuur. Leden wordt verzocht misstanden en/of onregelmatigheden primair bij de verantwoordelijke Commissie te melden. Waar wenselijk kan dit ook bij het Bestuur worden gemeld. Het aanmelden van misstanden kan op alle momenten, dus ook buiten de ledenvergadering om, en via elk acceptabel medium. Het Bestuur draagt hierbij zorg voor een goede bereikbaarheid van de Commissies en het Bestuur. Leden die niet terecht willen of kunnen bij commissie dan wel bestuur kunnen contact opnemen met de Vertrouwenscontactpersonen van RETO.

HOOFDSTUK XI: BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS

Art. 37: De Vereniging handelt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)en alle daar aan gerelateerde wetteksten.

De Vereniging registreert uitsluitend persoonsgegevens van haar leden nodig voor het voeren van de eigen verenigingsadministratie en de Bonden waar de Vereniging bij is aangesloten (KNWU en NTFU) alsmede de In Case of Emergency (ICE) gegevens.Het betreft naam, woonadres, geboortedatum, geslacht, elektronisch adres, telefoonnummers, rekeningnummer bank en datum ingang lidmaatschap evenals aansluiting bij bond(en) en categorie.

De Vereniging registreert geen bijzondere persoonsgegevens van haar leden zoals ras, godsdienst, levensovertuiging, gezondheid en seksuele leven.

De toegang tot de gegevens binnen de vereniging uit oogpunt van rechtvaardig belang is als volgt:

- Bestuur en Ledenadministratie: alle gegevens

- Commissies: naam, telefoonnummers en elektronisch adres (E-mail). In gevallen van belang voor het doel waar de commissie voor staat kan het bestuur extra informatie verschaffen.

De Vereniging stelt de beschikbare gegevens niet ter beschikking aan derden.

HOOFDSTUK XII: Anti- Doping

Art. 38: Binnen de Vereniging is geen plaats voor leden die doping gebruiken. De Vereniging conformeert zich aan het vigerende anti-doping beleid van de KNWU.Daartoe heeft de KNWU een overeenkomst met het Instituut Sportrechtspraak (ISR). Alle leden dienen zich te houden aan het Dopingreglement van het ISR (zie website KNWU Medisch/Anti-doping voorlichting).

Je bent als sporter altijd zelf verantwoordelijk voor wat zich in je lichaam bevindt. Het is daarom van belang alle medicijnen en voedingssupplementen vooraf goed te controleren op de aanwezigheid van doping. Zie hiervoor de actuele Dopinglijst op de KNWU website (Medisch/ Anti-doping voorlichting).

Het bestuur zal het lidmaatschap opzeggen van leden, volgens artikel 11 van de Statuten, die door de daartoe bevoegde autoriteit bij doping controles definitief positief zijn bevonden. Hangende een beroepsprocedure tegen een positieve dopingtest kan het bestuur tot schorsing van het lidmaatschap overgaan. Eventuele schade voor de vereniging voortvloeiend uit de royering en of schorsing, zal op de betreffende persoon worden verhaald.

HOOFDSTUK XIII: SLOTBEPALING.

Art.39: In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet en de beslissing niet aan andere Bestuursorganen is opgedragen, beslist en regelt het Algemeen Bestuur.

Bijlage

Bijlage